Stellvertretende Abwesenheitsnotiz setzen

Seit Beginn der Corona-Epidemie leeren sich die Straßen, Läden und auch die Unternehmen. Viele Kollegen müssen plötzlich zu Hause bleiben. Wer einen Home Office Service nutzt, kann weiter arbeiten.

Einige Kollegen bleiben aber ohne Zugriff zuhause. Aber wie viele denken daran, ihren Abwesenheitsassistenten in Outlook zu aktivieren, um Kollegen per Mail zu informieren? Eine Stellvertretende Abwesenheitsnotiz zu setzen, wäre die Lösung.

Trotz abwesender Mitarbeiter müssen die Unternehmen weiterlaufen. Dafür ist die Organisation wichtig. Aber wie können Sie sich organisieren, wenn niemand weiß, wer noch da ist? Oder an wen Sie sich wenden sollen.

Abwesenheitsnotiz in Outlook durch IT-Admin setzen

Das Beispielszenario – Coronavirus Pandemie:

Einen Mitarbeiter muss plötzlich zwei Woche zu Hause bleiben, weil er krank oder in Quarantäne ist. Wie lange der Mitarbeiter unerreichbar bleibt und wer ihn vertreten kann, muss schnellstmöglich verteilt werden. Ohne Mitteilung an Kunden, Kollegen und Partner warten diese sonst vergebens auf Antwort. Wichtige Entscheidungen finden nicht statt oder Projekte könnten gebremst werden.

Der Mitarbeiter sollte sich so schnell wie möglich mit seinem Vorgesetzten in Verbindung setzen.

Sobald die Informationen vorliegen, kann der Vorgesetzte sie den betreffenden Mitarbeitern mitteilen, dass der Kollege nicht kommt.

Dies hat jedoch mehrere Einschränkungen:

• Zeit: die Mitteilung dauert lange
• Qualität: der Vorgesetzte kann jemand vergessen
• Ausschließlich Intern: Partner und Kunde werden diese Information nicht erhalten, es sei denn der Vorgesetzte kennt alle Personen, mit denen der Kollege kommuniziert.

Die beste Methode ist und bleibt das Einrichten eines E-Mail-Abwesenheitsassistenten.
Mittels Abwesenheitsassistent können Sie:

• die Dauer der Abwesenheit nennen
• Ein Vorgesetzter ernennen
• Interne sowie Externe Kontakte informieren

Ein Abwesenheitsassistent kann jedoch nur durch die abwesende Person und die IT-Abteilung in Exchange gesetzt werden. Für eine stellvertretende Abwesenheitsnotiz muss sich der Vorgesetzte an die IT-Abteilung wenden. Er muss auch die erforderlichen Informationen mitteilen (Dauer der Abwesenheit, Vorgesetzter…) und die IT-Abteilung regelmäßig über Änderungen informieren.

 

Darüber hinaus kann die IT mehrere Stunden oder Tage benötigen, um die Informationen zu verarbeiten. Hier wäre es super, wenn ein Stellvertreter, z.B. der Manager oder ein Kollege die Abwesenheitsnotiz einstellen könnte.

Aus der Praxis – Massenänderungen bei Corona:
In einer Ausnahmesituation, wie der Corona-Krise schicken viele Unternehmen schlagartig 50% der Kollegen nach Hause. Die IT ist beschäftigt alles notwendige für das Home Office bereits zu stellen und den Betrieb am Laufen zu halten. Individuelle “Automatische Antworten” in Exchange oder O365 für Hunderte von Mitarbeitern kann die IT nicht mehr setzen. Es braucht eine einfache Lösung, bei der innerhalb der Abteilung reagiert werden kann.

Stellvertreter setzen Abwesenheitsnotiz für Kollegen ein

Mit dem IDM-Portal kann der Stellvertreter eine Abwesenheitsnachricht in Outlook für seine Mitarbeiter einrichten. Je nach Konfiguration können dies auch Kollegen übernehmen. Das IDM-Portal ist eine Software, die den Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste ermöglicht.

Es sind keine IT-Kenntnisse erforderlich, um diese Aufgabe zu erledigen, außer die Bedienung des Browsers (nicht Exchange/O365 Administration).
Sobald bekannt ist, dass der Kollege verhindert ist, kann ein Vorgesetzter/Kollege den Abwesenheitsassistent mit wenigen Klicks aktivieren.

Damit können Sie:

• Prozesse reduzieren
• Zeit sparen
• Datenschutz gewährleisten, da kein Anmelden am PC des Mitarbeiters erforderlich
• Kontrolle behalten (Logging, Zusatz-Benachrichtigungen)

Eine stellvertretende Abwesenheitsnotiz setzen Kollegen mit dem IDM-Portal schnell selbst. IT und Management können Anwendern dank der leicht verständlichen Oberfläche auch viele andere Routinesaufgabe übetragen.

Rollenbasierte Delegation

Das IDM-Portal ermöglicht die Delegierung verschiedener Aufgabe der Office 365 und AD Benutzerverwaltung.

Nicht IT-Mitarbeiter können zum Beispiel neue Benutzer anlegen, Berechtigungen verwalten, Attribute aktualisieren, Kennwörter zurücksetzen …

Die Delegation ist auf Rollenbasiert (RBAC). Jeder Mitarbeiter kann dabei einer oder mehreren Rollen zugeordnet sein. Für jede Rolle wird entscheiden, welche Aufgabe der Kollege übernehmen kann.

In unserem Beispiel wird eine Rolle “Vorgesetzte” erstellt. Diese Rolle erlaubt den Abwesenheitsassistent von Kollegen der Abteilung zu ändern und aktivieren. Mittels Filter wird sichergestellt, dass die Out-of-Office Nachricht auf nur für die Kollegen in seinem Bereich aktiviert werden kann.

Fazit

In einer kritische Situation wie der aktuellen Coronavirus Krise, ist schnelle Organisation wichtig. Diese allein durch die IT sicherzustellen ist fast unmöglich. Mit dem IDM-Portal können Stellvertretende, Vorgesetzte und Mitarbeiter den Mail-Abwesenheitsassistent in Outlook für Ihren Kollegen einrichten. Damit verbessern sie die interne und externe Kommunikation. Alle bleiben immer zeitnah informiert, wer noch verfügbar ist.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten oder weitere Routineaufgaben an nicht IT-Mitarbeiter delegieren möchten.

 

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