HR-System anbinden
Mitarbeiterdaten nur einmal pflegen
Nutzen Sie FirstWare IDM-Portal, anstatt Tickets an die IT zu schicken:
Verbinden Sie Ihre HR-Datenbank mit Ihrem AD und der Cloud.
HR-System und IT-Daten auf einen Nenner bringen
Alle Nutzer nur einmal anlegen
Das FirstWare IDM-Portal sorgt für ein optimiertes User Lifecycle Management.
Es interagiert als Schnittstelle zwischen Ihrem HR-System und Ihrem führenden Directory.
Oft benötigen HR und IT dieselben Daten, pflegen diese jedoch doppelt in mehreren Datenbanken.
Hier gilt es:
- On- und Offboarding-Prozesse zu optimieren
- Daten nur einmal zu pflegen
Aus Unternehmenssicht beginnt der Lebenszyklus eines Mitarbeiters mit seinem 1. Arbeitstag.
Sowohl die Personalabteilung, als auch die IT sind gefragt, den Onboarding-Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
HR-Datenbank und AD/AAD über das IDM-Portal verbinden
So funktioniert’s – User Lifecycle Management in der Praxis
Das HR-System (z. Bsp. SAP HR/HCM) sendet die Daten an das Active Directory.
Mit dem IDM-Portal ergänzen Sie die IT-relevanten Informationen des Benutzers, die es in der HR-Datenbank nicht gibt.
Dies können Berechtigungsgruppen, Office-Lizenzen, Mail-Postfächer und vieles mehr sein.
IT-Administratoren müssen den Nutzer nicht komplett neu im AD eintragen.
Durch eine regelmäßige Synchronisierung der Daten sind alle Datenbanken immer auf dem gleichen aktuellen Stand.
Optimieren und automatisieren Sie Ihre Datenpflege mit dem FirstWare IDM-Portal.
Weitere Anbindungsmöglichkeiten
Je nachdem, wie Ihre Anforderungen lauten, kann das IDM-Portal auch angepasst werden.
Es gibt weitere Praxisbeispiele, wie das HR-System und IDM-Portal / Active Directory zusammenarbeiten:
Das HR-System sendet die Daten direkt an das IDM-Portal.
User Provisioning Prozesse laufen automatisiert ab:
- das Nutzerprofil wird automatisch angelegt
- mit fehlenden Daten vervollständigt
- und die Daten werden in AD / Entra ID synchronisiert.
Die Primärdatenpflege geschieht über das IDM-Portal und AD.
Ein neuer Mitarbeiter wird zuerst im IDM-Portal angelegt:
- dadurch ist der Mitarbeiter sofort im AD gespeichert
- im 2. Schritt erfolgt eine Synchronisation der Daten an Ihre
HR-Datenbank und – wenn gewünscht – Entra ID.
Die Vorteile
IDM-Portal als IAM-Schnittstelle für Ihr HR-System
User Lifecycle Management
Der Lebenszyklus eines Mitarbeiters in einem Unternehmen, oder auch User Lifecycle, muss produktiv und sicher verwaltet werden. Dabei geht es insbesondere um:
Während der gesamten Arbeitszeit hat ein Mitarbeiter Zugriff auf Kontaktdaten der Kollegen, Laufwerke und Dateien, öffentliche und private Kanäle in Teams, E-Mails und vieles mehr.
Das User Lifecycle Management spielt deshalb eine wesentliche Rolle in der IT-Sicherheitsstrategie eines Unternehmens. Am besten steuern Sie dies mit einer IAM-Lösung, die genau auf Ihr Unternehmen passt.
Onboarding optimieren
Beginnt ein neuer Mitarbeiter seinen Job, spielt nicht nur die HR-Datenbank eine wichtige Rolle. Jeder Mitarbeiter mit einem Computerarbeitsplatz benötigt ebenfalls einen AD Account, um auf Geräte und Dateien zugreifen zu können.
Deshalb ist es wichtig, dass der Datenaustausch zwischen Personalverwaltung und IT-Abteilung nahtlos funktioniert. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle neuen Mitarbeiter ab dem 1. Tag einsatzfähig sind.
Das IDM-Portal unterstützt Sie sicher und zeitsparend bei wichtigen Prozessen im Identity Management: von der Verwaltung von Benutzerattributen bis hin zur automatisierten Berechtigungsvergabe.
Offboarding absichern
Beim Offboarding spielt die enge Zusammenarbeit zwischen HR-Abteilung und IT ebenso eine maßgebliche Rolle. Verlassen Mitarbeiter die Firma und ihre Berechtigungen und Kennwörter bleiben bestehen, eröffnen sich Sicherheitslücken.
Denn die HR-Abteilung muss die IT informieren, ab wann:
- Zugriffsberechtigungen verfallen
- Kennwörter ungültig werden
- Arbeitsmaterialien zurückgegeben werden müssen
- Eintragungen im Mailsystem oder Telefonbuch geändert werden sollen
Mit dem IDM-Portal werden die Daten aus dem HR-System tagesaktuell in das AD/AAD übernommen. So ändert sich der Status des Mitarbeiters automatisch – und ohne Zeitverzögerung.
