M365 Gruppen verwalten: So geht es besonders einfach
Microsoft 365 (M365) Gruppen machen die Zusammenarbeit und das Berechtigungsmanagement in modernen Unternehmen einfacher und effizienter. Sie helfen dabei, Zugriffsrechte in der Cloud zentral zu verwalten und sorgen dafür, dass jeder schnell auf die richtigen Ressourcen zugreifen kann.
Das FirstWare IDM-Portal bietet eine benutzerfreundliche Lösung für die effiziente Verwaltung von M365 Gruppen. Über eine gemeinsame Oberfläche können sowohl Entra ID Gruppen als auch AD Gruppen bearbeitet werden, ohne dass zwischen verschiedenen Verwaltungstools gewechselt werden muss.
Index
M365 Gruppen als besonderer Gruppentyp in Entra
Es gibt in Entra ID verschiedene Gruppentypen, die für verschiedene Zwecke eingesetzt werden können. Darunter zählen M365 Gruppen, die dieser Artikel näher beleuchtet.
Was sind M365 Gruppen?
M365 Gruppen dienen als zentrale Einheit zur Verwaltung von Berechtigungen und Ressourcen in Entra ID. Sie bündeln Benutzer, die gemeinsam an Projekten arbeiten sollen. M365 Gruppen erleichtern den Zugriff auf gemeinsame Tools wie E-Mail-Verteiler, SharePoint-Websites und Teams-Kanäle. Durch die zentrale Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften haben alle Teammitglieder stets Zugriff auf die benötigten Ressourcen.
Hier sind einige wichtige Fakten, die beim Verwalten von M365 Gruppen beachtet werden sollten:
| Themen | Fakten | Weitere Details |
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| Pflichtfelder beim Erstellen einer Gruppe |
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Da M365 Gruppen nicht alle Sicherheitsfunktionen abdecken, nutzen viele Unternehmen parallel Sicherheitsgruppen. Der Hauptunterschied zu Sicherheitsgruppen ist der, dass Sicherheitsgruppen nur für Berechtigungen und Zugriffskontrolle verwendet werden (z. B. Datei-Freigaben, Applikationen, Lizenzen). Sicherheitsgruppen können für Teams-Berechtigungen genutzt werden, erstellen aber keine eigene Teams-Umgebung. Sie müssen meistens durch Administratoren verwaltet werden.
Für einen generellen Überblick über die wichtigsten Gruppentypen empfehlen wir Ihnen den Artikel zu Gruppentypen in Entra ID in unserem Tech Blog.
Die versteckten Hürden der Verwaltung von M365 Gruppen
Herausforderung zahlreicher Admin-Center
M365 Gruppen werden hauptsächlich in Entra ID (im Microsoft Azure Portal) erstellt und verwaltet.
Es gibt jedoch auch andere Microsoft-Dienste, über die M365 Gruppen sichtbar und steuerbar sind:
- Microsoft 365 Admin Center: Basisverwaltung von Gruppen, Mitgliederzuweisung usw.
- Exchange Online: Verwaltung von Gruppen mit Mail-Funktionalität (z. B. Shared Mailbox).
- Teams Admin Center: Verwaltung von M365 Gruppen, die mit Teams verknüpft sind.
- SharePoint Online: Zugriffskontrolle für gruppenbasierte Sites.
- PowerShell & Graph API: Erweiterte Verwaltung und Automatisierung.
Letztendlich basiert die Identität und Verwaltung aber immer auf Entra ID.
Komplexität der M365 Gruppenverwaltung
Allein die Anzahl an verschiedenen Admin Centern zeigt, wie komplex die Verwaltung von M365 Gruppen werden kann. Je größer ein Unternehmen ist, je zahlreicher die Teams und Projekte sind, desto mehr kommt es zu weiteren Herausforderungen:
- Überlastung der IT durch Verwaltungsaufgaben
Die Praxis zeigt immer wieder: IT-Abteilungen sind häufig mit der Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen überlastet. Eine wünschenswerte Delegation dieser Aufgaben an die Fachabteilungen ist oft nicht möglich, da diese nicht über das IT-Know-how oder den Zugang zu den Administrationsportalen verfügen. Mit anderen Worten: Administratoren müssen sich durch eine Vielzahl von Tools kämpfen und mit vielen Unwägbarkeiten zurechtkommen.
- Fehlende Übersichtlichkeit
Bei einer großen Anzahl von Gruppen ist es außerdem schwierig, den Überblick zu behalten. Viele Dienste, wie Teams oder SharePoint erstellen beim Anlegen einer neuen Gruppe automatisch eine M365 Gruppe. Das führt zu einer unkontrollierten Gruppenflut, wenn keine Regeln oder Governance-Strategien vorhanden sind.
- Datenintegrität
Die Korrektheit, Konsistenz und Verlässlichkeit von Daten ist natürlich essentiell und wird durch eine Vielzahl an Faktoren erschwert. Da nicht nur Administratoren M365 Gruppen erstellen können, kommt es in der Praxis häufig zu Redundanzen, Duplikaten und veralteten Daten. Manuelle Fehler bei der Pflege von Gruppen und Benutzerattributen sowie unklare Berechtigungen (bspw. durch verschachtelte Gruppen), machen Zugriffe schwer nachvollziehbar.
Neben der großen Flexibilität, die M365 Gruppen bieten, gibt es in der Praxis also eine Vielzahl komplexer Anforderungen zu erfüllen. All dies erfordert gut geschultes Personal, geeignete Werkzeuge und klare Richtlinien.
M365 Gruppen mit dem FirstWare IDM-Portal verwalten
Das FirstWare IDM-Portal ist eine IAM-Lösung, die die Verwaltung von M365 Gruppen erleichtert, beschleunigt, ordnet und kontrolliert. Wie sieht das konkret in der Praxis aus?
Delegation von Aufgaben und Entlastung der IT
Durch die rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role-Based Access Control, RBAC) im IDM-Portal können Verwaltungsaufgaben rund um M365 Gruppen sicher an die Fachabteilungen delegiert werden. Abteilungsleiter oder Personalverantwortliche können so M365 Gruppen und Berechtigungen eigenständig verwalten, ohne die IT-Abteilung zu belasten.
Das IDM-Portal bietet granulare Einstellungen für rollenbasierte Berechtigungen und ermöglicht dadurch eine Delegation von Routineaufgaben an Fachbereichsverantwortliche.
Für sicherheitskritische Änderungen stehen mehrstufige Genehmigungsprozesse zur Verfügung. Dies stellt sicher, dass Änderungen von den entsprechenden Verantwortlichen überprüft und freigegeben werden, bevor sie wirksam werden.
Benutzerfreundliche Gruppenverwaltung
Die Handhabung der Gruppenverwaltung ist im IDM-Portal intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet. Alle Bedienoberflächen sind variabel und variieren in der fachlichen Tiefe je nach Rolle des angemeldeten Benutzers.
Dank der selbsterklärenden Oberfläche können Gruppen erstellt, bearbeitet und Mitglieder per Drag-and-Drop hinzugefügt oder entfernt werden.
Der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter ist minimal. Administratoren schätzen zudem die Automatisierung vieler Prozesse, die die Verwaltung vereinfachen.
Hohe Übersichtlichkeit durch Verwaltung in einer Anwendung
Im IDM-Portal können sowohl Gruppen als auch Benutzer zentral verwaltet werden. Darüber hinaus greift die IAM-Lösung direkt auf das AD zu und verarbeitet zeitgleich Gruppen und Identitäten in Entra ID. Das bedeutet, dass Administratoren und Verantwortliche in den Fachabteilungen die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in einem Tool durchführen können.
Dies führt zu einer besseren Übersichtlichkeit über Gruppen und deren Mitglieder. M365 Gruppen lassen sich so bequem und einfach erstellen und bearbeiten. Der Verwaltungsprozess wird beschleunigt, da der Wechsel zwischen verschiedenen Admin-Centern und Tools entfällt.
Verlässliche Identitätsdaten und Berechtigungen
Aufgrund vieler automatisierter Prozesse bei der Anlage neuer Benutzer und Gruppen werden menschliche Fehler auf ein Minimum reduziert. Das IDM-Portal führt auf Attributwerten basierte Aktionen der Berechtigungspflege durch. Ändert sich beispielsweise die Abteilung eines Mitarbeiters, verliert er automatisch alle Berechtigung, die mit der alten Abteilung verknüpft waren. Auf der anderen Seite erhält er sofort alle Berechtigungen, die in der neuen Abteilung benötigt werden.
Dank vordefinierter Regeln läuft alles nach den Vorgaben der IT-Abteilung. Alles Weitere übernimmt das IDM-Portal. Beim Eingeben eines Namens werden relevante Felder wie samAccountName, DisplayName, givenName und UserPrincipalName automatisch befüllt – schnell, konsistent und fehlerfrei. Dies vermeidet manuelle Fehler und sorgt für eine hohe Datenqualität.
Fazit
Die effektive Verwaltung von M365-Gruppen ist entscheidend für die Sicherheit und Produktivität in Unternehmen. Mit dem FirstWare IDM-Portal können Organisationen ihre Berechtigungsverwaltung optimieren, Aufgaben delegieren und gleichzeitig die Kontrolle über Zugriffsrechte behalten. Dies führt zu einer Entlastung der IT-Abteilung und ermöglicht es den Fachabteilungen, eigenverantwortlich und effizient zu arbeiten.
Mehr über FirstWare IDM-Portal
Das FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute ist eine integrierte Lösung für das Identity und Access Management (IAM), die die automatisierte Verwaltung von Nutzern und deren Berechtigungen ermöglicht, egal ob On-Prem oder in der Cloud.
Dieses Portal integriert sämtliche Facetten des Identity- und Access-Managements und ermöglicht einen zentralisierten Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste.
