Abwesenheitsassistent
Mitarbeiter richten Abwesenheitsnotiz für Kollegen ein
Einrichtung von „automatischen Antworten“ durch Vorgesetzte oder Kollegen:
ohne Outlook-Zugriff den Abwesenheitsassistenten einrichten (M365, OnPrem).
Die Anwendersicht
Mitarbeiter, Partner oder Kunden möchten immer informiert werden, wenn ein Kollege oder Ansprechpartner nicht im Büro ist.
So können sie umplanen und/oder sich an eine Vertretung wenden.
Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent) in Outlook ermöglichen es Mitarbeitern, eine automatische E-Mail zu senden.
Allerdings wird es oft vergessen oder ist nicht möglich – wie bei plötzlicher Krankheit.
Plötzlich krank – Prozesskette vermeiden
Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr im Büro ist, kann nur ein IT-Admin eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
Manager oder Kollegen erhalten meistens zuerst die Information, dass ein Kollege nicht ins Büro kommen kann.
Sie wissen:
- wie lange der Mitarbeiter abwesend ist
- wer der Vertreter ist
- ab wann der Mitarbeiter wieder erreichbar ist
Jeder Mitarbeiter kann mit Hilfe des IDM-Portals die Abwesenheitsnotiz für Kollegen setzen.
Die IT-Abteilung muss nicht mehr eingreifen. Die Informationen werden in der Abteilung verarbeitet und die Prozesse verkürzt.
Es wird kein Passwort zurückgesetzt oder gar im Outlook des Kollegen gearbeitet (Datenschutz!).
Die Lösung
Abwesenheitsassistent mit dem FirstWare IDM-Portal
Mitarbeiter setzen für ihre Kollegen eine Abwesenheitsnotiz. Sie brauchen keinen direkten Zugriff auf Microsoft 365 oder Exchange.
Mit dem IDM-Portal richten Nicht-IT-Mitarbeiter die Abwesenheit für E-Mails ohne IT-Admin Unterstützung ein.
Wesentliche Funktionen – Abwesenheitsassistent
Interne und externe Abwesenheitsnachricht
Verschiedene Abwesenheitsnachrichten können gesetzt werden.
Es funktioniert wie bei der eigenen Abwesenheit in Outlook/OWA.
Je nach Zielgruppe können unterschiedliche automatische Mails und Zeiträume eingestellt werden.
Unterscheiden Sie Ihre Abwesenheitsnotizen nach internen (Ihre Kollegen) und externen (Partner, Kunden…) Nachrichten.
Zeitraum der Abwesenheit
Mit wenigen Klicks können Sie die Abwesenheit sofort
- aktivieren,
- deaktivieren oder
- planen.
Einfach den Status und Zeitraum wählen und speichern.
Benachrichtigung und Logging
Sie können ebenfalls Links einfügen. Damit kann der Empfänger seine Nachricht schnell weiterleiten.
Weiterhin formatieren Sie den Text wie gewohnt (HTML): ändern Sie beispielsweise die Schriftart oder die Größe.
Mit dem IDM-Portal wird die IT, der Vorgesetzte oder Kollege selbst über die Änderung benachrichtigt.
Jede Änderung durch Kollegen wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar.
Die Vorteile
Rollenbasierte Delegation
Das IDM-Portal setzt direkt auf das Active Directory oder ein anderes Directory auf.
Die Berechtigungsverwaltung erfolgt durch verschiedene Rollen.
Jeder Mitarbeiter wird einer oder mehreren Rollen zugeordnet.
Dank rollenbasierter Berechtigungen (RBAC) kann die IT-Abteilung Routineaufgaben delegieren, ohne die Kontrolle abzugeben.
Durch die Delegation von Aufgaben ist der Transfer von Änderungsinformationen nicht mehr notwendig.
Dies verkürzt die Prozesse und vermeidet Fehler.
Tipp vom Experten
Daten im Active Directory und Entra ID aktuell zu halten, ist im Normalfall eine Aufgabe für IT-Fachleute.
Mit Hilfe des IDM-Portals delegieren Sie viele Routineaufgaben rund um die AD/AAD Datenpflege an nicht IT-Mitarbeiter. Anwenderfreundliche Oberflächen machen es bedienbar für alle.
Es bietet nützliche Funktionen, wie die Datenpflege, die Verwaltung von Benutzern und Gruppen oder das Zurücksetzen von Passwörtern. Die IDM-Portal Delegation schafft viele passgenaue Optionen, die Sie durch Rollen konfigurieren können.