Anwender, Personalabteilungen und Helpdesks kennen die technischen Werkzeuge und Suchmechanismen moderner Verzeichnisdienste häufig nicht im Detail. Wenn Fachbereiche Identitätsaufgaben übernehmen sollen, müssen Such- und Verwaltungsfunktionen einfach und intuitiv nutzbar sein.
Denn es stellt sich die Frage:
Können Identitätsdaten jederzeit von den zuständigen Anwendern genutzt werden, ohne technische Kenntnisse über Verzeichnisdienste oder LDAP vorauszusetzen?
Das gezeigte Beispiel basiert auf Active Directory. Die gleichen Prinzipien lassen sich jedoch auch auf andere Verzeichnis- und Identitätssysteme anwenden. Anwenderorientierte Oberflächen unterstützen den Zugriff auf Identitätsdaten unabhängig davon, ob diese in Active Directory, Entra ID, Keycloak oder anderen Verzeichnisdiensten verwaltet werden.
Inhaltsverzeichnis
Weniger ist smart
Um diese Frage zu beantworten, muss man lediglich die Active Directory-Suchkonsole und das IDM-Portal gegenüberstellen. Man erkennt auf den ersten Blick, für welche Anwendergruppe sie entworfen wurden.
Active Directory-Suchkonsole für Systemadministratoren
versus
IDM-Portal Suchfeld für Anwender (für alle Attribute)
Für IT-fremde Mitarbeiter ist es normalerweise nicht möglich, auf das AD zuzugreifen und Benutzer abzurufen. Die AD-Konsole ist nur für technisch versierte Systemadministratoren konzipiert. Hingegen fokussiert sich das FirstWare IDM-Portal ausschließlich auf den Anwender. Mit einer simplen, nutzerfreundlichen Weboberfläche setzt es auf das AD auf. Es ermöglicht normalen Anwendern den Zugriff auf die im AD gespeicherten Daten.
Unter dem Gesichtspunkt, dass Identitätsdaten möglichst durch die verantwortlichen Anwender und Fachbereiche gepflegt und genutzt werden sollen, wurde ein zugängliches „Look and Feel“ geschaffen. Als erstes erscheint ein einfaches Suchfeld, bekannt von Internet-Suchmaschinen, wie etwa Google. Viele Anwender sind damit vertraut und geben ihre Suchbegriffe ein. Sie werden nicht mit unnötigen Schaltflächen und Eingabefeldern verunsichert.
Es reichen lediglich ein bis zwei Schlagwörter für die Smart Search, wie beispielsweise
- – Bruchteile einer Telefonnummer und eine Abteilung
- – oder ein halber Vorname und die Durchwahl vom Fax.
Letztendlich das, was dem Anwender zuerst einfällt. Sie benötigen keinerlei Hintergrundwissen oder teure Schulungen im Bereich LDAP oder Active Directory.
Die einzige Voraussetzung ist lediglich, dass Benutzerattribute gepflegt sind.
Suchoptimierung durch Smart Search
Das IDM-Portal bietet eine Vielzahl von Mitteln, Anwendern die Suche so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Zu diesem Zweck können optional auch Filter eingeblendet werden, die dem Anwender als Bedienhilfe dienen.
Diese Filter vertreten die aus dem Active Directory bekannten Attribute.
Suche ohne ‚Smart Search‘
Beispiel: Gesucht ist ein Mitarbeiter mit dem Nachnamen Müller aus der Verwaltungsabteilung.
Dieses Suchergebnis gibt jede Person mit dem Nachnamen Müller im Active Directory zurück. Da „Müller“ ein verhältnismäßig häufig vertretener Nachname ist, müssen zusätzlich, wie im Beispiel zu sehen, noch 102 Personen anhand der Abteilung ausgewertet werden.
Suche mit ‚Smart Search‘
Die Smarte Search hingegen führt eine verkettete Suche aus. Diese kombiniert eine definierte Menge an Suchfiltern mit der vom Anwender eingegebenen Suchanfrage und erzeugt ein weit feineres Suchergebnis.
Das Ergebnis der smarten Suche ergibt genau einen Benutzer, welcher gleichzeitig den Nachnamen „Müller“ trägt und in der Abteilung „Verwaltung“ arbeitet.
Suche nach Maß
Für jede aus der SmartEdition bekannte Rolle, kann eine eigene, für die jeweilige Anwendergruppe optimierte Suchmaske eingestellt werden. Zeigen Sie Ihren Anwendern nur die Informationen, die sie auch wirklich verarbeiten sollen bzw. dürfen. Je nachdem, welche Befugnisse und Berechtigungen der Anwender hat, kann dementsprechend die Suche angepasst werden.
Fazit
Die vereinfachte Suchoption ‚Smart Search‘ stellt die Anwenderfreundlichkeit des IDM-Portals in den Vordergrund. Egal, ob IT-technisch versiert oder nicht, Mitarbeiter sind sofort in der Lage, richtig zu suchen und genaue Ergebnisse zu finden. Dieses Feature ist im FirstWare IDM-Portal erhältlich.
